Proces zgłaszania nieprawidłowości może zostać ustanowiony wewnętrznie przez osobę lub dział wyznaczony do jego obsługi lub może być dostarczony zewnętrznie przez stronę trzecią. Wewnętrzne kanały raportowania muszą być tworzone przez firmy zatrudniające ponad 50 pracowników. Władze lokalne zatrudniające mniej niż 50 pracowników lub gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców są zwolnione z obowiązku tworzenia kanałów wewnętrznych. Organ ma obowiązek potwierdzić sygnaliście, że otrzymał zgłoszenie w ciągu siedmiu dni od zgłoszenia, a co najważniejsze, pracodawca musi podjąć działania następcze w okresie nie dłuższym niż trzy miesiące od otrzymania zgłoszenia. Te dwa konkretne terminy mają na celu zachęcenie pracodawców do śledzenia zgłoszeń sygnalistów, ponieważ dane empiryczne pokazują, że zgłoszenia sygnalistów często nie są weryfikowane. Sygnalista może dokonać zgłoszenia poprzez: formę papierową, ustnie, telefonicznie lub za pomocą innego systemu komunikacji głosowej lub, na żądanie sygnalisty, za pośrednictwem fizycznego spotkania.

Kanały zewnętrzne odnoszą się do zgłoszeń dokonywanej poza miejscem pracy. Państwa członkowskie wyznaczają właściwe zewnętrzne organy przyjmujące zgłoszenia. Mogą to być organy ścigania, organy sądowe, rzecznicy praw obywatelskich lub organy o bardziej ogólnych kompetencjach na szczeblu centralnym w państwach członkowskich. Ponadto organy zewnętrzne mogą obejmować organy, które koncentrują się na nadzorze administracyjnym, takie jak organy antykorupcyjne lub organy regulacyjne lub nadzorcze właściwe w określonych obszarach polityki objętych zakresem dyrektywy.

Wreszcie sygnalista może zgłaszać za pośrednictwem kanałów publicznych, takich jak media. Możliwość skorzystania z kanałów publicznych zawiera dodatkowe zasady progowe, które sygnalista musi spełnić, aby zastosować zabezpieczenia wynikające z dyrektywy. Po pierwsze, dana osoba może publicznie zgłosić informacje tylko wtedy, gdy próbowała innych kanałów wewnętrznych i zewnętrznych, które nie doprowadziły do ​​odpowiednich działań. Po drugie, kanał publiczny jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy sygnalista ma podstawy, by sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, na przykład w momencie wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej lub ryzyka nieodwracalnej szkody, ryzyka odwetu, lub gdy są niewielkie szanse na skuteczne zaradzenie naruszeniu ze względu na szczególne okoliczności sprawy, gdy dowody mogą zostać ukryte lub zniszczone lub gdy organ zewnętrzny jest w zmowie ze sprawcą naruszenia lub jest zaangażowany w naruszenie. Te dodatkowe warunki dotyczące publicznego informowania uniemożliwiają sygnalistom bezpośrednie informowanie mediów.