Ponieważ wszystkie zgłoszenia muszą być udokumentowane i podjęte działania następcze, każde zgłoszenie musi być łatwo dostępne dla specjalistów ds. zgodności, którzy zarządzają kolejnymi krokami. W związku z tym system sygnalistów powinien być intuicyjny i łatwy w użyciu.

Co najważniejsze, sygnalista musi mieć pewność, że jego tożsamość jest w pełni chroniona. Z tego powodu bezpieczne i niezawodne cyfrowe systemy do zgłaszania nieprawidłowości są szczególnie polecane małym i dużym firmom oraz instytucjom publicznym. System ochrony danych i certyfikowany w zakresie bezpieczeństwa IT zapewnia, że ​​dostęp do danych nie będzie możliwy nawet dla dostawcy. Ze względu na przepisy o ochronie danych należy również zwrócić uwagę na lokalizację serwerów dostawcy.

Firmy międzynarodowe powinny również zapewnić możliwość składania zgłoszeń niezależnie od lokalizacji , aby zapewnić pracownikom międzynarodowym pełny dostęp do systemu.